Otázka „Koľko vás vo firme je?“ je jedna z najčastejších, ktorú dostávame. Počet ľudí určuje kapacitu, čiže objem práce, ktorú vie firma pre klienta odovzdať (za mesiac). Zároveň rastúci počet ľudí zvyšuje transakčné náklady (náklady spojené s tým, aby sa obchod uskutočnil, služba dodala a pod.). Čím viac ľudí vo firme máte, tým komplikovanejšie je mať kontrolu nad tým, na čom vaši ľudia robia a koľko tomu venujú času.
Pozrime sa na odpracovaný čas na projektoch a dôležitosť jeho zaznamenávania a vyhodnocovania z pohľadu online marketingovej agentúry a z pohľadu klienta. Kedy a prečo tento čas zaujíma klienta, kedy agentúru, kedy dokonca pracovníka a kedy všetkých?
Na čom robíš? Na čom si robil tento týždeň či mesiac?
Alokácia času pracovníka na jednotlivé klientské alebo vnútrofiremné aktivity zaujíma v prvom rade jeho manažéra alebo šéfa. Už pri nástupe do práce alebo po prvých týždňoch má mať manažér jasno v tom, na čom má pracovník robiť.
Alokácia času zamestnanca marketingovej agentúry môže vyzerať takto:
- 70 % práca na pridelených klientoch (aj rozpísaná, koľko hodín na ktorom projekte)
- 20 % vzdelávanie (inovácia postupov, sledovanie blogov a konkurencie, konferencie)
- 10 % vnútrofiremné schôdze a marketing (písanie blogov, prednášanie)
Je jasné, že sa táto alokácia môže v čase meniť, podľa vývoja počtu klientov alebo potrieb agentúry, ideálne s posvätením od manažéra.
Ak pracovník nikde nezaznamenáva, na čom počas mesiaca robil, manažér nie je schopný vyhodnotiť, či je alokácia pracovného času správna a či ju pracovník dodržiava. Len veľmi problematicky by bol schopný vyhodnotiť jeho efektivitu na klientskych projektoch a prínos pre agentúru. Ak odpoveď pracovníka na otázku manažéra „Na čom si robil tento týždeň, tento mesiac?“ nie je tabuľka alebo graf, nedá sa hovoriť o riadenej alokácii času.
Ako sledujeme a vyhodnocujeme odpracovaný čas my?
Pred desiatimi rokmi sme na zaznamenávanie odpracovaného času (alebo aj time tracking) zamestnancov používali tabuľku (zvykne sa volať timesheet).
Dnes používame online nástroj Tick, ktorý automaticky ťahá novopridané projekty z Basecampu (slúži na projektový manažment). Tick umožňuje zadávať čas strávený na projektoch cez jednoduché rozhranie a má aj mobilnú aplikáciu.
Všetky informácie o pracovníkoch, projektoch, odpracovanom čase a fakturácii sa sústredia v nástroji Overseer, ktorý sme vyvinuli pre naše interné použitie. Prepojenie všetkých týchto informácií nám ukáže aj to, či na klientskych projektoch pracujeme efektívne (neprerábame) a porovnávať prínos jednotlivých pracovníkov:
Pri vyhodnocovaní efektivity používame tzv. blended rate (rovnakú hodinovú sadzbu pre všetkých pracovníkov). Tento koncept je vysvetlený v článku o hodinovej sadzbe marketingovej agentúry.
Do nášho Overseeru majú prístup všetci zamestnanci (vidia tie projekty, na ktorých pracujú). Vedia tak svoju efektivitu vyhodnotiť aj sami a kedykoľvek.
Overseer berie do úvahy aj:
- Fond pracovného času sa v jednotlivých mesiacoch líši. Najviac pracovných hodín pri 8-hodinovom pracovnom dni je v roku 2018 v októbri (až 184), najmenej v decembri (144).
- Neodpracovaný čas (dovolenka, sick day, práceneschopnosť)
Koho to zaujíma a prečo?
Klienta
Ak klient platí marketingovú agentúru aspoň čiastočne podľa odpracovaných hodín, informácia o odpracovanom čase ho prirodzene zaujíma. Akokoľvek by report odpracovaného času od agentúry pre klienta vyzeral, je založený na dôvere vo vzťahu klient vs. agentúra.
V ostatných prípadoch sa klient na odpracované hodiny pýta iba v prípade, keď sa mu dodaná práca nezdá adekvátna cene.
Rozumný klient vie, že chce agentúru, ktorá má efektívne procesy. V opačnom prípade totiž na úkor výsledkov agentúra rieši svoju neefektivitu.
Klienta a agentúru
Veríme tomu, že spolupráca agentúry a klienta dlhodobo funguje, keď je pre obe strany výhodná (win-win). Nie vždy sa pri naceňovaní projektu podarí odhadnúť prácnosť presne. Ak sa nám alebo klientovi zdá spolupráca nevýhodná, odpracované hodiny a dosiahnuté výsledky sú tie dáta, o ktorých sa s klientom rozprávame.
Ak niečo ako agentúra naceníme nesprávne (podhodnotíme, nadhodnotíme), záznam odpracovaných hodín nám dá spätnú väzbu a môžeme sa vďaka tomu v budúcnosti poučiť.
Agentúru a pracovníka
Rozumný pracovník porovnáva reálne odpracované hodiny s tým, ako boli alokované. Ak chce naplniť očakávania, mal by sa venovať primárne tomu, na čo bol do práce prijatý. Vďaka transparentnému vyhodnocovaniu efektivity klientskych projektov pracovník vie,
- či a kedy je pre firmu prínosný a vie svoj prínos ovplyvniť (následne aj využiť pri vyjednávaní o plate),
- či sa v práci venuje tomu, čo ho baví (a má na to transparentné dáta, s ktorými môže argumentovať).
Manažér môže dáta o odpracovaných hodinách použiť pri porovnávaní prínosu jednotlivých pracovníkov medzi sebou. Takisto upozorniť pracovníka na projekty, kde s efektivitou pokrivkáva. Značiť si, koľko a na čom ste pracovali, nie je také jednoduché, ako by sa mohlo zdať. O prínosoch pre pracovníka som písal vyššie. Zaznamenávanie odpracovaného času na projektoch je dobré robiť pravidelne. Pokiaľ túto aktivitu nemáte v krvi, je ľahké na ňu zabudnúť. Keď vám potom chýbajú časové záznamy za pár dní alebo týždnov, môžete stratiť motiváciu v time trackingu pokračovať. Pozrite si niekoľko tipov odo mňa a mojich kolegov, ktoré vám time tracking uľahčia. Najpresnejší ale aj najotravnejší spôsob ako si značiť čas strávený na projektoch, je robiť to priebežne. Niektorí moji kolegovia vždy pred začatím novej úlohy „zapnú“ Tick, po ukončení úlohy „vypnú“ Tick. Keď ich prerušíte pri práci na dlhšie ako pár minút, počujete od nich „Počkaj, prepnem si Tick“. Výsledkom sú veľmi presné časové záznamy o tom, koľko času odpracovali na projektoch. Ak sa chcete time trackingu venovať nanajvýš raz do dňa, stačí si zapisovať približný odpracovaný čas rozdelený po projektoch na kus papiera alebo do kalendára. Na konci dňa potom poznačiť čas do nástroja alebo systému, ktorý používate. Je tu riziko, že sa budete ponáhľať a nestihnete, ale stále to môžete napraviť na druhý deň ráno. Pri tomto spôsobe time trackingu budete časové záznamy istotne zaokrúhľovať, takže výsledok nebude taký presný, ako v prvom prípade. Všetky stretnutia si plánujem v Google kalendári. Okrem stretnutí si tam do separátneho kalendára dávam všetky ďalšie pracovné (a súkromné) aktivity, ktoré plánujem urobiť. Keď sa niečo zmení (predĺži, skráti, zruší atď.), aktualizujem si stav v kalendári. Trvanie aktivít v kalendári zaokrúhľujem po pol hodinách. Mierne to znepresní výsledok, ale vo väčšine prípadov to nijako neprekáža. Udalosti z Google kalendára sa dajú vyexportovať do Google tabuliek (alebo aj do Excelu). Vyexportované časové záznamy spočítam po projektoch pomocou pivot tabuľky a dostanem súhrnnú informáciu, koľko som ktorému projektu venoval času. Operáciu s exportom a sčítaním hodín robím vtedy, keď sa mi chce, minimálne raz za mesiac.Live time tracking
Time tracking na konci dňa
Time tracking ako ho robím ja
Kedy čas neriešime?
Nie je to tak, že odpracujeme nacenený alebo dohodnutý počet hodín a zložíme ruky z klávesnice a myši 🙂 Pri vyhodnocovaní efektivity našej práce zohľadňujeme nasledovné veci:
- Keď sa nám nepodarí to, čo klientovi navrhneme a sľúbime, nemáme problém odvádzať prácu navyše, kým klient nie je spokojný.
- Keď pracujeme na zadaní, kde objavujeme nové marketingové techniky a učíme sa používať nové nástroje, náklad navyše prisúdime vzdelávaniu a budúcemu šetreniu času na realizácii podobného zadania.
Zaznamenávanie odpracovaného času je časovo relatívne náročné. Poctivému pracovníkovi zoberie 0,5 hodiny až 1 hodinu týždenne. Sme presvedčení o tom, že to nie je zbytočné a profitujú z toho všetci v trojuholníku klient, agentúra, pracovník.