Klienti pripomienkujú a schvaľujú rôzne typy výstupov, napr. bannery, textové reklamy, social media príspevky, články, newslettre alebo dizajn webu. Niektoré z nich je potrebné komentovať, editovať alebo mať k dispozícii náhľad, ako bude reklama vyzerať vo výsledkoch Googlu, či dizajn webu v prehliadači.
Často sa proces pripomienkovania a schvaľovania týchto výstupov rieši cez e-maily. A to nie je OK! Pripomienkovanie vygeneruje množstvo e-mailov, do ktorých sú nepriamo zapojení viacerí ľudia v kópii (zo strany agentúry a klienta). Takto vzniká veľa neprehľadnej komunikácie. Udržať prehľadnosť v odsúhlasených a rozpracovaných častiach výstupov je v e-mailoch náročné. Namiesto času investovaného do lúštenia e-mailov, by klient aj agentúra radšej pracovali na kvalite výstupov.
V článku nájdete naše tipy na vhodné online nástroje, ktoré proces pripomienkovania, schvaľovania a dlhodobú kooperáciu s klientom robia efektívnejšími.
Online dokumenty a komentáre
Dokumenty Google sú veľkým pomocníkom pri schvaľovacích procesoch. Veľmi jednoduché na ovládanie, výrazne pripomínajú balík Microsoft Office, a preto sa netreba učiť takmer nič nové. Ak si posielame novú a novú verziu offline dokumentu s klientom cez e-mail, náš priečinok by naplnilo tristo verzií toho istého. Jeden online dokument môžu obidve (obitri, obinekonečno) strany komentovať, prípadne editovať alebo len vidieť. V ponuke má nástroje Dokumenty, Tabuľky, Prezentácie a Formuláre.
Ak potrebujeme schváliť návrh textových reklám, nie je nič ľahšie, ako poslať klientovi tabuľku s celou štruktúrou Google Ads účtu a všetkými reklamami. Klient môže pripomienkovať konkrétnu bunku. Po zapracovaní pripomienok a schválení klientom priamo použijeme Google Ads Editor a celú tabuľku hravo nahráme do účtu. My sme ušetrili čas vymieňaním e-mailov, klient má takisto transparentný pohľad na našu prácu. Perfektný win-win!
Stratégiu je, samozrejme, najlepšie odprezentovať osobne. Ak táto možnosť nie je alebo klient má pripomienky dodatočne, k jednotlivým snímkam je možné pridať komentár.
V prípade akýchkoľvek textov (PR článkov, článkov na blog, textov na web a pod.) sú overeným nástrojom Dokumenty pripomínajúce Word. Komentovanie, či práca viacerých strán v jednom priečinku môže znížiť počet vymenených e-mailov a telefonátov na minimum.
Výhodou Google Dokumentov je bezplatné využívanie (hoci existuje aj platená verzia) a možnosť spoločnej tvorby jedného výstupu. Dokonca je možné pozrieť v histórii, kto a aké zmeny v dokumente vykonal. A nevýhody? Google Dokumenty zďaleka nemajú také šikovné vyhľadávanie, na ktoré sme zvyknutí. Dopátrať sa ku konkrétnej prezentácii dokáže spôsobiť aj tri nové šedivé vlasy. A úplne beznádejne sa budete cítiť, ak ste sa do nazdieľaného dokumentu dostali pomocou konkrétnej URL adresy a nie cez e-mail. Potom môžete prehľadať celú písomnú komunikáciu s partnerom. Preto je dôležité aj v Dokumentoch udržiavať poriadok. Potom bude tento nástroj balzam na efektivitu práce.
Ako je možné zdieľať súbor? Po vytvorení dokumentu je v pravom hornom rohu tlačidlo s nápisom Share (Zdieľať). Dokument môžeme zdieľať na konkrétny e-mail alebo odoslať zdieľaný link. V oboch prípadoch vyberáme úroveň prístupu – klient môže dokument vidieť, komentovať alebo upravovať.
Nástroj na review reklám v Google Ads a Karooya
Google Ads alebo po starom AdWords má v novom rozhraní pekne spracovaný náhľad reklám.
Nachádza sa v pravom hornom rohu v Nástrojoch, v stĺpci Plánovanie je položka Náhľad reklám. Stačí zadať hľadané kľúčové slovo, lokalitu a typ zariadenia a reklama sa zobrazí. Po kliknutí na ikonku Zdieľať je možné reklamu ukázať aj ostatným bez prístupu do účtu.
Nástroj Ad Preview ešte nemá dobre zvládnutú ukážku rozšírení jednotlivých reklám. Rozšírení je mnoho a vysvetľovať klientovi všetky možnosti by bolo veľmi zdĺhavé. Našťastie Karooya prišla s výborným nástrojom na prezeranie reklamy, ktorý obsahuje aj väčšinu rozšírení. Preto môžeme ľahko ukázať klientovi, čo bude reklama obsahovať. Dokonca vieme nazdieľať link na vyplnenú Karooyu.
Výhoda náhľadov reklám je určite lepšia predstava pre klienta, ako bude reklama vyzerať vo vyhľadávači po spustení. O ušetrení času ale nemôže byť reč. Ak bude mať klient pripomienky a my budeme vytvárať nový a nový náhľad, čas na projekte by sa nepekne predĺžil.
Nástroj na review reklám v AdForm
Pri ukážkach reklám ešte ostaneme. AdForm má dobrú vlastnosť: ukázať, ako bude banner vyzerať v prostredí jednotlivých webov. Tento náhľad možno zdieľať aj klientovi, a teda ušetríme čas vytváraním náhľadu.
Schvaľovanie dizajnu webu
Pracujete na novom dizajne vášho webu, aplikácie? Pre pohodlné pripomienkovanie finálnej verzie siahnite po online nástroji InVision.
My, v Basta digital, posielame klientovi grafiku vo formáte linku z InVision, kde je umiestnený klikateľný prototyp webu online. Takže žiadne ďalšie sťahovanie .png súborov z e-mailu. Najväčšou vychytávkou InVision je možnosť prelinkovať obrazovky dizajnu, a tak sa môžete celým grafickým návrhom webu doslova preklikať. Klientovi tak dokážeme sprostredkovať zážitok veľmi blízky tomu, ako bude jeho budúci web vyzerať v prehliadači, a zároveň si otestuje pohodlnosť navigácie naprieč celým webom. Pozrite si príklad, aké jednoduché je prechádzať prototypom webu v InVision.
Ukážka klikateľného prototypu webu v InVision
Do grafických výstupov môže klient aj agentúra pridávať komentáre, a to priamo na miesto grafiky, ktorého sa komentár týka. Komunikácia týkajúca sa zmien a úprav grafiky sa tak presunie z e-mailov plných printscreenov priamo do návrhu webu. Komentáre môžete označiť ako „vyriešené“ po odsúhlasení finálnej verzie. Obom stranám to ušetrí množstvo času a nedorozumení, ktoré vznikajú v e-mailovej komunikácii. Zároveň klientovi pošleme zdrojové súbory dizajnu iba raz, a to po odsúhlasení FINÁLNEJ verzie. Už žiadne ďalšie súbory s označením final., final2., final3., final3_update a pod.
Pohodlné komentovanie grafických výstupov priamo v InVsion, zabudnite na e-maily a printscreeny
Minimálny mesačný náklad na InVision predstavuje 22$. Preto sa oplatí, ak má vaša agentúra vlastný InVision účet. Pre interné projekty môžete aj u vás vo firme využívať InVision zadarmo. „Free“ verzia vám umožní pracovať iba s jedným prototypom webu alebo aplikácie.
Schvaľovanie newslettera
Aj schvaľovanie newslettera sa môže riešiť v 100 e-mailoch, ale nemusí. Nástroj Mailchimp, ktorý používame pri tvorbe newsletterov, má výbornú funkciu komentovania testovacieho newslettera. Špecialista vytvorí newsletter, pošle ho klientovi a klient môže ľahko komentovať – odpovie priamo na newsletter. V Mailchimpe sa priamo vytvorí vlákno s touto diskusiou.
Funkcia komentovania v Mailchimpe udržiava poriadok v e-mailovom klientovi. Špecialista si ľahko nájde pripomienky, po zapracovaní môže priamo v komentári označiť úlohu za splnenú. Nevýhodou je, že neexistuje možnosť komentovať konkrétnu časť newslettera – bolo by jednoduchšie na vysvetľovanie označiť konkrétny nadpis alebo obrázok a pripomienkovať priamo ten.
Projekt manažérsky nástroj zdieľaný s klientom a.k.a. hacky v Basecampe
Basecamp 3 je online nástroj pre spoluprácu tímov, ktorý používame interne v Basta digital. Často pomôže zapojiť do projektu aj klienta. Všetci sú informovaní, ktorá úloha čaká na ktorú stranu, úlohy sú štruktúrované a pomocou pridelenia termínu dodania môžeme určiť prioritu úlohy. Klient je intenzívnejšie zapojený do celého procesu projektu, sám má prehľad, prečo sa niektoré práce „nehýbu“. Rozhodnutie pridať klienta do Basecampu väčšinou urobíme v prípade, keď nám od neho chodia úlohy dennodenne a nie je možné v e-mailovom klientovi a v úlohách udržať poriadok.
Systém ponúka možnosť zobraziť klientovi iba tie úlohy, ktoré určíme. Jednotlivé úlohy si môžeme vzájomne prideľovať, komentovať, určovať deadliny. Pri veľkých projektoch s rôznorodými službami a stratégiami je využívanie Basecampu veľmi veľká výhoda – niektoré nápady a otázky by v dlhodobom horizonte zapadli prachom v mailboxe. Pomocou Basecampu sa často dostane do komunikácie s klientom priamo špecialista, čo vie urýchliť celkovú komunikáciu. Napríklad, ak už len grafik dolaďuje pripomienky, odkomunikuje si to v úlohe sám, account nemusí robiť asistenta. Taktické úlohy a otázky je zbytočné posúvať cez accounta.
Nevýhod systému Basecamp 3 bol plný zoznam úloh, ale mesiac čo mesiac zoznam krátime 🙂 Dôležité je, aby systém ľudia neignorovali, inak nemá zmysel. Account môže stráviť tri hodiny zadávaním jednotlivých úloh, ale ak si zvyšok tímu vrátane klienta nesleduje zoznam pridelených úloh, celý online projektový manažment zlyháva. Ak sme schopní odpovedať iba na e-maily a plniť úlohy z nich, vráťme sa radšej tam.
Novinky nemá rád nikto, pokým sa nestanú zvykom
Prechod na nový spôsob schvaľovania reklám alebo prepracovanie štruktúry mesačných reportov nie je zábava. Hľadanie jednoduchších ciest pri plnení týchto každodenných úloh, či už na strane agentúry alebo klienta, vám však pomôže venovať čas skutočne podstatným veciam. Venujte viac času strategickým rozhodnutiam, tvorbe kreatívnych výstupov a vašim zákazníkom.
Ak poznáte ďalšie tipy na efektívnu kolaboráciu alebo máte otestované ešte lepšie nástroje, vyvinuté vlastné procesy, sem s nimi! Sme otvorení ďalším odporúčaniam, ktoré nám pomôžu zlepšiť sa v našej práci.